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Gestão de Compras e Estoque

Produtos, Kits e Categorias

O gerenciamento de produtos por categoria facilita o acesso a um determinado grupo de produtos e a movimentação de kits contendo produtos de diversas categorias, proporciona um controle ágil e eficiente.

No cadastro de cada produto, é possível definir os seguintes campos que irão contribuir para manter o estoque sempre atualizado:

  • Estoque Ideal
    A quantidade ideal para se manter no estoque, baseado na média de movimentação do período. Mesmo em períodos sazonais, deverá ser suficiente para nunca faltar nem, muito menos, exceder demasiadamente.
  • Estoque Mínimo
    Ao atingir esta quantidade, indica que o produto está no seu nível crítico de estoque, ou seja, deverá ser reposto imediatamente.
  • Código de Barras
    Com um leitor simples de código de barras, é possível dar entrada e saída dos produtos rapidamente, evitando falhas e acelerando a rotina da clínica.
  • Custo Médio
    Conforme as compras vão se realizando, a plataforma calcula automaticamente o custo médio de cada produto. Esta informação é imprescindível na hora de negociar a próxima compra.

Controle de Estoque Efetivo

A entrada e saída dos produtos do estoque somado ao saldo anterior, determina o saldo atual, isso é básico. Entretanto a maneira que as informações são processadas é que faz toda diferença.

Ordens de Compra

Após a pesquisa de preços e diversas negociações, é gerado uma ordem compra com aquele o fornecedor escolhido. O gestor responsável por aprovar as compra, verifica os prazos de entrega, valores e obviamente as condições de pagamento.

Uma vez autorizado a compra, o fornecedor emite a nota fiscal e envia os produtos à clínica. Assim que os produtos são entregues, com alguns cliques é registrado os itens que chegaram, pois poderá ter havido entrega parcial da ordem de compra. É neste momento que o saldo do estoque daqueles produtos serão devidamente alimentados.

Requisição de Produtos

O médico ou pessoa responsável em suprir os consultórios com material de uso e consumo, cirúrgico, higiene, etc., solicita os produtos ou kits necessários. O gestor responsável por aprovar as requisições, verifica a finalidade e os itens requeridos.

Uma vez autorizado a requisição, a pessoa responsável pelo estoque processa a entrega dos itens que foram autorizados (a requisição poderá ter sido autorizada parcial). É neste momento que o saldo do estoque daqueles produtos serão devidamente alimentados.


Fornecedores

Os laboratórios de próteses, prestadores de serviços e fornecedores de produtos clínicos, móveis, uso e consumo, etc., são respectivamente catalogados com todos os dados necessários para facilitar os contatos e cotações.


Ordens de Compras

Após a pesquisa de preços e diversas negociações, é gerado uma ordem compra com aquele o fornecedor escolhido. O gestor responsável por aprovar as compra, verifica os prazos de entrega, valores e obviamente as condições de pagamento.

Uma vez autorizado a compra, o fornecedor emite a nota fiscal e envia os produtos à clínica. Assim que os produtos são entregues, com alguns cliques é registrado os itens que chegaram, pois poderá ter havido entrega parcial da ordem de compra. É neste momento que o saldo do estoque daqueles produtos serão devidamente alimentados.


Sugestão de Compras

Baseado nos parâmetros de estoque e movimentações do período é gerado automaticamente uma relação de produtos que precisam ser repostos.

Estas sugestões de compra, otimizam a gestão antecipando a necessidade de reposição antes que o produto falte, o que certamente comprometeria a produtividade da clínica.

Além disso, elimina o tempo e preocupação de verificações manuais das necessidades de reposição, que inevitavelmente estão sujeitas a falhas humanas. Ocasionando ausência total de determinados produtos importantes ou excesso de estoque, o que compromete os recursos da clínica.


Requisição de Produtos

O médico ou pessoa responsável em suprir os consultórios com material de uso e consumo, cirúrgico, higiene, etc., solicita os produtos ou kits necessários. O gestor responsável por aprovar as requisições, verifica a finalidade e os itens requeridos.

Uma vez autorizado a requisição, a pessoa responsável pelo estoque processa a entrega dos itens que foram autorizados (a requisição poderá ter sido autorizada parcial). É neste momento que o saldo do estoque daqueles produtos serão devidamente alimentados.


Gestão de Próteses

Com muita praticidade o médico abre uma solicitação de prótese no mesmo instante que está atendendo o paciente sem se preocupar com a logística de todo o processo. Com alguns cliques, define-se os parâmetros que detalham o trabalho que precisa ser realizado.

Com isso, os riscos de retorno devido a erros de interpretação são minimizados ao máximo, garantindo uma agilidade e eficiência na elaboração do material.

Num determinado horário, a atendente ou qualquer funcionário designado, poderá reunir as solicitações abertas daquele dia ou que ainda estão pendentes, e encaminhá-las de uma só vez ao(s) protético(s).

Todas as datas e horários de cada fase são devidamente registrados, possibilitando um follow-up rápido e flexível que converge em agilidade conduzindo as ações até a conclusão do procedimento.

Gerenciamento de Retornos

Em caso de necessidade de retorno ao protético para conclusão do serviço, o médico registra a continuação ou correção daquela solicitação.

O funcionário com a atribuição de gerenciar os envios, registra o reenvio ao protético e o processo se repete até que o serviço seja dado como pronto, ou seja, recebido de volta e concluído o procedimento.

Interligação com o Contas a Pagar

Assim que o fornecedor apresenta o valor do serviço, no ato do registro do recebimento da prótese, é gerado automaticamente um título no contas à pagar.

Participação do Médico nos Custos

Opcionalmente o médico poderá participar dos custos da prótese a qual ele será posteriormente remunerado após a conclusão do procedimento. Neste caso, basta definir os percentuais da sua participação em seu cadastro que automaticamente será gerado um título para ele pagar de acordo com o valor proporcional que foi combinado com a clínica.